Lưu trữ chứng từ kế toán khoa học là yêu cầu cần thiết đối với kế toán. vào thời điểm hiện tại có rất nhiều cách lưu trữ chứng từ kế toán không giống nhau. Tuy vậy, mỗi cách lưu trữ chứng từ kế toán sẽ có những điểm mạnh và điểm yếu riêng. Bài content này, sẽ chỉ dẫn bạn cách lưu giữ chứng từ kế toán khoa học, dễ tìm kiếm, được áp dụng nhiều nhất vào thời điểm hiện tại. Với cách lưu giữ chứng từ kế toán này, công việc Kế toán của bạn sẽ bớt vất vả hơn.
1. Lưu trữ tờ khai thuế GTGT
- Bộ hồ sơ khai thuế GTGT bao gồm:
- Tờ khai thuế GTGT kèm bảng kê
Hóa đơn đầu vào, liên 3 hóa đơn đầu ra được kẹp sau tờ khai và bố trí theo trình tự trên bảng kê mua vào, bán ra.
2. Cách lưu giữ các tờ khai thuế khác
Cách lưu trữ chứng từ kế toán các tờ khai thuế khác như thông báo phát hành hóa đơn, báo cáo tình hình dùng hóa đơn, tờ khai thuế môn bài,báo cáo tài chính, tờ khai quyết toán thuế cuối năm
Do số lượng tờ khai loại này không nhiều, vì thế các bạn có thể lưu trong 1 cặp càng cua dày khoảng 5cm cho 1 năm. Trong cặp đó sử dụng giấy ngăn để phân thành những loại.
3. Lưu trữ chứng từ ngân hàng
Đối với chứng từ ngân hàng chúng ta sẽ có 2 nhóm:
Hồ sơ tiền gửi
Tùy thuộc theo số lượng chứng từ bạn có thể chọn đóng quyển hồ sơ theo tháng hoặc theo quý theo thứ tự sau: Tờ sao kê tổng hợp
- Giấy báo nợ, có
- Chứng từ giao dịch
- UNC theo trình tự tờ sao kê
Hồ sơ tiền vay
Bao gồm: hợp đồng vay, các phụ lục đính kèm hợp đồng vay, khế ước nhận nợ, các hồ sơ khác đính kèm. toàn bộ có thể được sắp xếp theo trình tự thời gian cho từng hợp đồng vay.
Đối với các BCTC, giải pháp vay vốn hầu hết là số liệu chế biến. Vì thế, bạn bên để riêng cặp hồ sơ nội bộ hoặc đánh dấu lại để tránh bị nhầm khi trình cơ quan thuế.
4. Cách lưu trữ phiếu thu, chi tiền
Thường thường, phiếu thu chi tiền sẽ được đóng thành quyển theo tháng theo trình tự số phiếu thu chi:
Nhất định cách lưu trữ chứng từ kế toán trong 1 tháng như sau:
Sổ quỹ tiền mặt theo tháng -> Phiếu thu + chi có kèm các hóa đơn photo, bảng thanh toán lương sau phiếu thu (chi) và các chứng từ khác (nếu có)
5. Lưu giữ hợp đồng mua vào bán ra
Lưu hợp đồng mua vào, bán ra, báo giá, thanh lý hợp đồng và các phụ lục đính kèm cho từng nhà quản lý phân phối, khách hàng. Thường thường hợp đồng sẽ được lưu vào cặp càng cua.
Toàn bộ các hợp đồng gốc có dấu đỏ được tập hợp lại và lưu tại phòng kế toán của DN. Nếu như có 2 bản chính của hợp đồng trở lên phòng kế toán sẽ giữ 1 bản bản còn lại có thể lưu tại các bộ phận khác theo yêu cầu.
Hợp đồng cần được tập hợp và phân loại theo từng dự án. Kế toán sẽ tạo Folder lưu trữ chứng từ kế toán riêng và dán tên từng dự án ở gáy để dễ tổ chức, theo dõi.
6. Cách lưu trữ phiếu nhập, xuất kho
Được đóng theo từng tháng theo thứ tự số phiếu nhập xuất kho:
Phiếu nhập kho:
+ Đối với mua ngoài: Cần kẹp cùng hóa đơn GTGT (photo) – hóa đơn mua hàng, hóa đơn vận chuyển (nếu có), biên bản giao hàng của NCC, phiếu kiểm định chất lượng, chứng chỉ CO, CQ (nếu có)
+ Đối với nhập kho thành phẩm: Cần lưu phiếu tính giá thành nhập kho kèm theo.
Phiếu xuất kho: Kẹp sau đấy là hóa đơn GTGT đầu ra (photo), biên bản giao hàng….
7. Lưu giữ sổ sách kế toán
Cách lưu trữ chứng từ kế toán cuối mỗi kỳ các sổ sách kế toán trong phần mềm sẽ được in ra và đóng thành quyển. Trước khi đóng lại các bản cần đối chiếu lại với chúng từ gốc xem đã đúng và đủ chưa.
8. Cách lưu trữ chứng từ lương
Kế toán theo dõi, sắp đặt chứng từ lương như sau:
– Hàng năm, kế toán tạo một folder lương cho từng năm để lưu bảng lương theo từng tháng trong năm
– Để dễ theo dỗi, Kế toán sử dụng các chia file để lưu các bảng thanh toán lương theo từng tháng và một file riêng về các quyết định hoặc chứng từ có liên quan đến lương trong năm đó.
– Chứng từ lương lưu hàng tháng cần lưu bao gồm: Bảng thanh toán lương có ký duyệt, bảng lương chuyển ngân hàng và UNC photo, các bảng ký nhận lương bằng tiền mặt của người lao động.
9. Lưu giữ hồ sơ tài sản cố định
Bộ hồ sơ tài sản cố định, hóa đơn GTGT bản photo, hợp đồng mua bán tài sản cố định, quyết định mua sắm tài sản cố định, biên bản nghiệm thu, bàn giao tài sản cố định… và các hồ sơ khác theo đặc thù tài sản và loại hình công ty.
10. Kết bài
Trên đây chính là các cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học đối với những bộ hồ sơ thông dụng. mong rằng rằng những chia sẽ trên sẽ có ích giúp bạn sẽ sắp xếp, bố trí tài liệu đơn giản, nhanh chóng hỗ trợ cho công việc kế toán trở nên nhẹ nhàng hơn.
Xem thêm: Cách chuyển text sang date trong excel
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:dracorp.com.vn,lamketoan.edu.vn,hrchannels.com)
