Excel là một công cụ phổ biến và hữu ích cho công việc kế toán. Đặc biệt để hiểu được đặc điểm dữ liệu, cách tính toán và lập các báo cáo kế toán thì hầu hết đều phải tìm hiểu trên Excel. Trong bài content này hocketoan.com.vn sẽ tổng hợp lại cho các bạn những hàm Excel thường dùng trong kế toán tổng hợp. cụ thể là:
1. Hàm đếm (COUNT)
Trong số 9 hàm Excel thường dùng trong kế toán thì hàm đếm (COUNT) được xem là hàm căn bản, được dùng thường xuyên. Hàm COUNT sử dụng để đếm các ô trong một vùng hoặc trên tất cả bảng tính.
Công thức hàm COUNT = COUNT (Value1, [Value2],…).
Trong đó:
- Value 1: Tham số bắt buộc, là giá trị trước tiên trong vùng tham chiếu để đếm các giá trị.
- Value 2: Tùy chọn và không bắt buộc, tối đa là 255 mục, là ô tham chiếu hoặc vùng chọn bổ sung để đếm giá trị.
Lưu ý:
- COUNT chỉ chấp nhận các tham số cần đếm dưới dạng số, ngày tháng hoặc văn bản của số.
- Các tham số có thể chứa nhiều kiểu dữ liệu, tuy nhiên COUNT sẽ chỉ đếm giá trị số.
2. Hàm SUM
– Chức năng của hàm Sum: Hàm SUM trong Excel thường được sử dụng để tính tổng các đối số trên bảng tính. sử dụng hàm Sum trong Excel giúp bạn tiết kiệm khá là nhiều thời gian và công sức so sánh với cách tính thủ công thông thường
– Cú pháp: =SUM (number 1, number 2, …)
– Chức Năng: Tính tổng number 1, number 2, …
- Trong đó: number 1, number 2, … là các đối số mà bạn mong muốn tính tổng
– Chú ý:
- Ô tính có giá trị logic TRUE được xem là 1, FALSE được xem là 0.
- Nếu đối số là mảng hay tham chiếu thì chỉ các giá trị số trong mảng hay tham chiếu đấy mới được tính. Các giá trị khác trong mảng hoặc tham chiếu bị bỏ qua.
3. Hàm Min, Max trong Excel
Hai hàm Min, Max cũng là hai hàm cơ bản nhất trong 9 hàm Excel thường dùng trong kế toán. Hai hàm này sẽ giúp kế toán tìm kiếm các giá trị lớn nhất hoặc nhỏ nhất trong vùng dữ liệu hoặc cả bảng tính.
Bí quyết:
- Hàm Min = Min (Number 1, Number 2,..): Sẽ trả về kết quả là giá trị thấp nhất trong vùng dữ liệu hoặc bảng tính.
- Hàm Max = Max (Number 1, Number 2,…): Sẽ trả về giá trị khổng lồ nhất trong vùng dữ liệu chỉ định hoặc bảng tính.
4. Hàm TRIM
– Công dụng hàm Trim: Hàm TRIM là một trong các hàm cơ bản Excel không thể bỏ qua giúp cho bạn xử lý các khoảng trắng nằm rải rác trong bảng tính khi bạn nhập hay dán văn bản từ một cơ sở dữ liệu, một Web, một chương trình văn bản khác,…
Giả sử, bạn mong muốn loại bỏ các khoảng trắng trong cột A2, bạn chỉ cần dùng hàm TRIM ở ô B2 với công thức: =TRIM(A2). Bạn copy bí quyết xuống cuối danh sách để có kết quả loại bỏ các khoảng trắng tương tự ở B2.
– Cú Pháp: TRIM(Text)
- Trong Đó: Text là đoan văn bản chứa khoảng trắng cần loại bỏ
5. Hàm Excel thường dùng trong kế toán: Hàm AVERAGE
Hàm AVERAGE được sử dụng phổ biến để tính trung bình cộng của một dãy số trong bảng tính, hỗ trợ tính toán thuận tiện rất nhanh hơn. Trong một vài trường hợp, kế toán cần tính giá hàng hóa trung bình, mức lương không cao,… Thì đây sẽ là hàm hỗ trợ tính toán rất thuận tiện.
Cú pháp dùng hàm AVERAGE = AVERAGE (number1, number2,…).
Lưu ý:
- Hàm AVERAGE có tối đa là 256 đối số, có thể là số, tên, phạm vi hoặc tham chiếu ô.
6. Hàm LEN
– Chức năng hàm Len: Để đo độ dài của chuỗi ký tự bất kỳ bạn có thể dùng hàm LEN trong Excel, hàm này trả về độ dài chuẩn xác của chuỗi ký tự từ đó bạn sẽ thực hiện những yêu cầu bạn mong muốn.
– Cú Pháp:LEN (text)
– Trong Đó:
- Text: là chuỗi ký tự
– Chức Năng: Trả về giá trị là độ dài của chuỗi ký tự, kể cả ký tự chỗ trống.
7. Hàm LEFT, RIGHT
Hàm LEFT, RIGHT hàm Excel thường dùng trong kế toán giúp kế toán có thể tách ra một hoặc nhiều ký tự trong chuỗi text đơn giản. Ví dụ: Tách tên ra khỏi họ và tên rất đầy đủ, tách lấy mã hàng hóa, mã nhân viên,…
Cú pháp:
- Hàm LEFT = LEFT(text, num_chars).
- Hàm RIGHT = RIGHT(text, num_chars).
Trong đó:
- Text là biểu thức thứ tự.
- Num_chars là số lượng ký tự cần lấy ra từ phía bên trái hoặc bên phải của dãy text.
8. Hàm CHOOSE tìm chuỗi kí tự
Dạng thức: =CHOOSE(vị trị chuỗi kí tự, chuỗi thứ nhất, chuỗi thứ hai,…)
Ví dụ: Cho dữ liệu các ô: B1=”Toan”; B2=”Van”; B3=”Ngoai Ngu”; B4=”Tin hoc”
=CHOOSE(3,B1,B2,B3,B4) = Ngoai Ngu
9. Hàm VLOOKUP
VLOOKUP là một trong những hàm mấu chốt trong 9 hàm Excel thường dùng trong kế toán. VLOOKUP là một trong những công cụ hữu ích nhất nhưng không phải kế toán nào cũng nắm vững.
VLOOKUP giúp Kế toán có thể search mọi thứ trong bảng hoặc theo một phạm vi. bằng cách sử dụng Excel, kế toán có thể thống kê và dò tìm dữ liệu theo cột chính xác.
10. Kết bài
Nắm vững các hàm Excel thường dùng trong kế toán này sẽ giúp các bạn tự tin, thành thục hơn trong các công việc hành chính, kế toán,…
Xem thêm: Trưởng phòng kế toán nhiệm vụ và vai trò của họ
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:dracorp.com.vn,lamketoan.edu.vn,hrchannels.com)
