Một trong số những kỹ năng quan trọng của kế toán là cách ghi sổ kế toán làm sao để thuyết phục kịp yêu cầu của công việc. Nội dung sau đây, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn 5 hình thức ghi sổ kế toán phổ biến nhất. Mong rằng bài viết sẽ giúp bạn phần nào trong công việc.
1. Ghi sổ kế toán theo cách thức nhật ký chung
Đặc trưng căn bản
Với hình thức ghi sổ kế toán này, tất cả các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của tổ chức cần phải được ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian và theo đúng định khoản kế toán của nghiệp vụ đó. Sau đó lấy số liệu từ sổ Nhật ký chung này để ghi vào sổ cái tương ứng với nghiệp vụ phát sinh. Đây là hình thức ghi sổ kế toán được nhiều doanh nghiệp áp dụng nhất hiện nay.
Cách ghi sổ kế toán này cần các loại sổ sau: sổ Nhật ký chung – sổ Nhật ký đáng chú ý – sổ cái – các sổ, thẻ kế toán chi tiết.
Ưu thế cách ghi sổ theo cách thức Nhật ký chung
- Mẫu sổ có kết cấu đơn giản, vừa dễ thực hiện việc ghi chép vừa thuận lợi cho việc phân công công việc cho các kế toán viên.
- Thuận tiện cho việc ứng dụng tin học trong công tác ghi sổ.
- Có thể thực hiện việc kiểm tra, đối chiếu với số liệu trên Sổ Nhật ký chung ở mọi thời điểm.
2. Thực hiện ghi sổ kế toán theo cách thức chứng từ – ghi sổ
Giới thiệu về hình thức
Đối với hình thức ghi sổ kế toán này, chứng từ ghi sổ là căn cứ trực tiếp. Ghi sổ kế toán sẽ ghi theo các yếu tố sau. Thứ nhất là thông tin sổ đăng ký chứng từ theo thứ tự thời gian. Thứ hai là ghi theo các nội dung kinh tế được ghi lại trong quyển sổ cái. Hình thức này yêu cầu đến một số loại sổ sách như sau:
- Chứng từ ghi sổ
- Sổ dùng để đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ cái
- Các số và các thẻ kế toán chi tiết
Kế toán viên tổ chức sẽ tổng hợp chứng từ ghi sổ dựa vào các nội dung nghiệp vụ. Được lấy từ chứng từ kế toán hay bảng tổng hợp chứng từ kế toán tương tự. Sau đó, chứng từ ghi sổ, mỗi tháng, sẽ được đánh dấu với chứng từ kế toán đi kèm. Việc đánh dấu phụ thuộc vào số thứ tự được ghi trong sổ đăng ký chứng từ ghi sổ. Ngoài ra, kế toán trường phải duyệt thông tin của chứng từ trước khi làm căn cứ ghi sổ.
3. Ghi sổ kế toán theo hình thức Nhật ký – sổ cái
Đặc trưng căn bản
Các nghiệp vụ kinh tế – tài chính phát sinh của doanh nghiệp được kết hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo tài khoản kế toán trong cùng một sổ tổng hợp độc nhất là sổ Nhật ký – sổ cái. Các chứng từ kế toán hoặc bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại là căn cứ được dùng để ghi sổ.
Hình thức ghi sổ kế toán này chỉ sử dụng: sổ Nhật ký – sổ cái, các sổ – thẻ kế toán chi tiết để thực hiện công đoạn ghi sổ.
4. Thực hiện ghi sổ theo cách thức nhật ký – chứng từ
Giới thiệu về hình thức
Các biện pháp thực hiện công việc kinh tế và tài chính phát sinh từ hoạt động bán hàng. Sẽ thể hiện trên chứng từ kế toán. Từ đấy chúng có thể được bố trí và ghi chép vào sổ nhật ký – chứng từ. Hình thức ghi chép sổ này được áp dụng nhiều trong các tổ chức công ty quy mô lớn. Nơi mà sở hữu nhiều kế toán viên có trình độ và tuổi nghề cao.
Ưu điểm của phương pháp này giảm thiểu khối lượng công việc ghi sổ. Cũng như tạo thuận lợi cho việc kiểm tra và đối chiếu, ít ra các sai sót công việc.
Tuy nhiên, mẫu sổ kế toán khá khó kiểm soát và phức tạp. Cho nên nhân viên cần phải có trình độ chuyên ngành cao để thực hành các bước nhanh nhất. Ngoài ra, hình thức này là không tích hợp với một số phần mềm tin học hiện nay.
5. Ghi sổ kế toán theo cách thức kế toán trên máy tính
Đặc trưng cơ bản
Hình thức ghi sổ kế toán trên máy vi tính chính là việc sử dụng các phần mềm kế toán chuyên dụng. Các phần mềm kế toán đang sử dụng hiện nay được thiết kế theo 1 trong các hình thức ghi sổ được chúng tôi đã liệt kê trên đây hoặc kết hợp của nhiều hình thức với nhau.
Phần mềm kế toán thiết kế theo cách thức nào thì có các loại sổ tương ứng với hình thức ghi sổ đó, nhưng kết cấu sẽ không hoàn toàn giống với mẫu sổ ghi bằng tay.
6. Kết bài
Tương ứng với 5 hình thức ghi sổ kế toán được hocketoan.com.vn trên đây sẽ có những quy định riêng về kết cấu, phương pháp ghi chép… Tùy thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động sản xuất – bán hàng mà mỗi công ty sẽ chọn lựa một hình thức ghi sổ phù hợp.
Xem thêm: Khái niệm kế toán bán hàng là gì ?
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:dracorp.com.vn,lamketoan.edu.vn,hrchannels.com)
