Quản lý hóa đơn đầu vào thủ công đã “ngốn”phần lớn quỹ thời gian làm việc chuyên ngành của kế toán. Nhập tay dữ liệu, quản lý – theo dõi hóa đơn đầu vào qua excel dẫn đến sai sót, mất thời gian kiểm tra, xác thực hóa đơn, khó khăn tra cứu, tìm kiếm hóa đơn khi cần… Làm thế nào để giải quyết tất cả những yếu tố đó, cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào hiệu quả nhất? Hãy xem bài viết sau để có lời giải thích nhé!
1. Nhận mail hóa đơn – làm bảng kê trên bảng tính Excel
Một cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào kế toán thường sử dụng nữa đấy là quản lý bằng bảng tính excel. Một khi nhận hóa đơn đầu vào qua email kế toán thực hiện nhập liệu thủ công lên bảng tính excel để theo dõi và gắn link mã tra cứu đến hòm thư.
Sau đấy nhập khẩu dữ liệu excel lên phần mềm kế toán và thực hiện kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc.
2. Lưu giữ thủ công, quản lý và theo dõi qua bảng tính excel làm mất thời gian của kế toán
Một khi nhận hóa đơn giấy từ nhà cung cấp, kế toán thực hiện hạch toán bằng cách nhập liệu thủ công vào bảng tính excel để theo dõi. Mặt khác, kế toán phải lưu trữ chứng từ gốc kẹp vào sổ hóa đơn theo từng tháng/quý/năm. Quy mô phình to và thời gian thực hiện những công việc lớn, lâu dần số lượng chứng từ, hóa đơn ngày một nhiều. Việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào, tra cứu hóa đơn sẽ trở nên khó khăn và mất thời gian của kế toán.
3. Tạo một email mới để nhận hóa đơn điện tử đầu vào
Thay vì sử dụng email chính của công ty để bên bán gửi hóa đơn đầu vào, thì nhiều Kế toán chọn cách để tạo một mail mới chỉ dùng để nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ cho công việc mua hàng hóa, dịch vụ.
4. Nhận hóa đơn điện tử qua mail nhưng vẫn phải in ra giấy để lưu trữ dẫn đến lưu giữ rời rạc, thiếu nhất quán
Nhà quản lý phân phối sử dụng hóa đơn điện tử, khi doanh nghiệp mua hàng sẽ nhận được hóa đơn đầu vào qua email. Thế nhưng, kế toán vẫn phải in hóa đơn đầu vào đấy ra giấy để lưu trữ và nhập liệu thủ công vào bảng tính excel hoặc phần mềm kế toán. Dữ liệu được lưu trữ ở nhiều nơi: email, hóa đơn bản copy lưu giữ, bảng excel, phần mềm kế toán dẫn đến thiếu nhất quán, tam sao thất bản, sai sót hoặc thất lạc dữ liệu.
5. Nhận email hóa đơn điện tử đầu vào sau đó lưu ảnh trên folder trên máy tính để theo dõi
Theo thói quen của nhiều kế toán mỗi khi nhận hóa đơn đầu vào qua mail là kiểm tra hóa đơn các nội dung ngày lập, ngày ký, đơn giá, hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không, sau đó download lưu vào một Folder đặt tên cho hóa đơn theo ngày, tháng, năm hóa đơn, tên nhà cung cấp, số hóa đơn.
6. Kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn thủ công dẫn đến sai sót gây tổn thất
Khi kế toán nhận được hóa đơn đầu vào từ nhà quản lý phân phối cần phải kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp của hóa đơn để công nhận hóa đơn mua hàng đúng quy định. Kế toán có thể kiểm tra bằng mắt thường theo kinh nghiệm hoặc sử dụng mã số thuế để tra cứu thông tin doanh nghiệp. Nhiều kế toán không có phương pháp kiểm tra dẫn đến sai sót, hóa đơn không đúng sự thật,…gây tổn thất cho doanh nghiệp.
7. Nhập tay số liệu hóa đơn từ email vào phần mềm kế toán tốn thời gian của nhân viên
Kế toán hàng ngày nhận hóa đơn điện tử qua email sẽ thực hiện nhập tay số liệu vào phần mềm kế toán. Quy trình này có thể không trở thành vấn đề đối với các doanh nghiệp ít phát sinh nghiệp vụ trong kỳ. Tuy vậy, với các công ty sản xuất, nghiên cứu, công nghệ,.. Cần mua nhiều hàng hóa, nguyên vật liệu sẽ:
- Mất thời gian nhập liệu số liệu
- Nhập thiếu hóa đơn, nhập hóa đơn 2 lần
- Sai sót trong quá trình nhập liệu
- Khó theo dõi hóa đơn đầu vào qua email do bị trôi hoặc chồng chéo giữa các mail khác
- Ảnh hưởng quỹ thời gian thực hiện công việc chuyên ngành của kế toán
8. Sử dụng phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào
Vì lẽ đó, việc quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng những phương pháp thủ công đã không còn thích hợp.
Giải pháp sử dụng công nghệ phần mềm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp kế toán giảm tối đa thời gian nhập liệu, đối chiếu, so sánh và kiểm tra hóa đơn bằng mắt thường. Kế toán nhận mail hóa đơn đầu vào qua phần mềm sau đó phần mềm tự động kiểm tra lỗi hóa đơn, tình trạng hoạt động của nhà cung cấp và báo sai khi có lỗi. Sau đấy thông tin, số liệu trên hóa đơn sẽ tự động được nhập khẩu, hạch toán lên phần mềm kế toán mà kế toán không cần nhập tay hay nhập file excel như trước.
9. Kết bài
Hy vọng, những thông tin về quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sẽ mang lại hữu ích cho bạn. Cảm ơn các bạn đã theo dõi!
Xem thêm: Khấu trừ thuế tại nguồn là gì? Điều bạn cần nên chú ý
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:ketoan.biz,simba.vn,hrchannels.com)
