Khóa sổ kế toán là gì? Khóa sổ kế toán là bước cuối cùng của quá trình ghi sổ kế toán. Là việc cộng số để tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán. Hãy cùng nhau tìm hiểu về khóa sổ kế toán qua bài viết này nhé!!!
Khóa sổ kế toán là gì?
Trước tiên chúng ta hãy cùng tìm hiểu xem khóa sổ kế toán là gì nhé.
Khóa sổ kế toán là bước cuối cùng của quá trình ghi sổ kế toán. Là việc cộng số để tính ra tổng số phát sinh Nợ, phát sinh Có và số dư cuối kỳ của từng tài khoản kế toán.
Khóa sổ kế toán sẽ được làm theo kỳ tính thuế của doanh nghiệp: hàng tháng, hàng quý và cuối năm. trong số đó khi lên Báo cáo tài chính được nắm rõ ràng là bước khóa sổ cuối cùng trong năm tài chính.
Xem thêm Thuế khoán là gì? Đối tượng phải nộp thuế khoán
Trình tự khóa sổ kế toán
Đối với ghi thủ công
Bước 1: Kiểm tra, đối chiếu trước khi khóa sổ kế toán.
– Cuối kỳ kế toán, Sau khi đã phản ánh hết các chứng từ kế toán phát sinh trong kỳ vào sổ kế toán, tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên chứng từ kế toán (nếu cần) với số liệu đã ghi sổ, giữa số liệu của các sổ kế toán xoay quanh với nhau để bảo đảm sự khớp đúng giữa số liệu trên chứng từ kế toán với số liệu đã ghi sổ và giữa các sổ kế toán với nhau. thực hiện cộng số phát sinh trên Sổ Cái và các sổ kế toán chi tiết.
– Từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết lập Bảng tổng hợp chi tiết cho những tài khoản phải ghi trên nhiều sổ hoặc nhiều trang sổ.
– Tiến hành cộng số phát sinh Nợ, số phát sinh Có của toàn bộ các tài khoản trên Sổ Cái hoặc Nhật ký – Sổ Cái bảo đảm số liệu chuẩn đúng và bằng tổng số phát sinh. Sau đấy tiến hành đối chiếu giữa số liệu trên Sổ Cái với số liệu trên sổ kế toán chi tiết hoặc Bảng tổng hợp chi tiết, giữa số liệu của kế toán với số liệu của thủ quỹ, thủ kho. Sau khi đảm bảo sự chuẩn đúng sẽ tiến hành khóa sổ kế toán. Trường hợp có chênh lệch phải xác định nguyên nhân và giải quyết số chênh lệch cho đến khi khớp đúng.
Xem thêm Mã số thuế cá nhân là gì? Cấu trúc của mã số thuế cá nhân
Bước 2: Khóa sổ
– Khi khóa sổ phải kẻ một đường ngang dưới dòng ghi nghiệp vụ cuối cùng của kỳ kế toán. Sau đó ghi “Cộng số phát sinh trong tháng” dưới đây dòng đã kẻ;
– Ghi tiếp dòng “Số dư cuối kỳ” (tháng, quý, năm);
– Ghi tiếp dòng “Cộng số phát sinh lũy kế các tháng trước” từ khi bắt đầu quý;
– Ghi tiếp dòng “Tổng cộng số phát sinh lũy kế từ khi bắt đầu năm”;
Dòng “Số dư cuối kỳ” tính như sau:
Số dư Nợ cuối kỳ = Số dư Nợ đầu kỳ + Số phát sinh Nợ trong kỳ – Số phát sinh Có trong kỳ
Số dư Có cuối kỳ = Số dư Có đầu kỳ + Số phát sinh Có trong kỳ – Số phát sinh Nợ trong kỳ
sau khi tính được số dư của từng tài khoản, tài khoản nào dư Nợ thì ghi vào cột Nợ, tài khoản nào dư Có thì ghi vào cột Có.
– Cuối cùng kẻ 2 đường kẻ liền nhau kết thúc việc khóa sổ.
– Riêng một vài sổ chi tiết có cấu trúc các cột phát sinh Nợ, phát sinh Có và cột “Số dư” (hoặc nhập, xuất, “còn lại” hay thu, chi, “tồn quỹ”…) thì số liệu cột số dư (còn lại hay tồn) ghi vào dòng “Số dư cuối kỳ” của cột “Số dư” hoặc cột “Tồn quỹ”, hay cột “Còn lại”.
Đối với ghi sổ trên máy tính
Việc cài đặt quy trình khóa sổ kế toán trên phần mềm kế toán cần đảm bảo và trình bày các nguyên tắc khóa sổ đối với trường hợp ghi sổ kế toán thủ công.
Thực hiện bút toán khóa sổ cuối kỳ
Thực hiện và phối hợp bộ phận ảnh hưởng chốt phát sinh giao dịch trong kỳ
Về công tác kiểm kê
– Kế toán viên/ thủ quỹ tiến hành kiểm kê quỹ vào ngày T hàng tháng, trường hợp việc kiểm quỹ không tiến hành vào cuối ngày T, kế toán phải đối chiếu tồn quỹ theo biên bản kiểm kê với số dư số sách tại ngày T và xoay chỉnh sổ sách nếu như có chênh lệch thừa/thiếu và giải quyết vi phạm nếu như có.
– Kế toán viên/ thủ kho thực hiện kiểm kê kho vào ngày T hàng tháng, hoặc ngày xác định tùy theo kế hoạch kiểm kê của từng công ty. Trường hợp việc kiểm kê kho thực hiện trước hoặc sau ngày T, kế toán cần đối chiếu tiếp số liệu tồn kho theo biên bản kiểm kê với với số dư trên sổ sách tại ngày lập báo cáo và trình bày cho lý do chênh lệch (do nhập xuất từ ngày kiểm kê đến ngày lập báo cáo và ngược lại) + xoay chỉnh chênh lệch thừa/thiếu và xử lý vi phạm nếu có.
– Kế toán trưởng thu thập thông tin: Thông báo cho các Phòng ban đòi hỏi gửi chứng từ thanh toán/hóa đơn/hợp đồng cho Phòng kế toán trước thời điểm đóng sổ để bảo đảm ghi nhận doanh thu/chi phí phần nhiều, đúng lúc. Thường tiến hành vào ngày 25 hàng tháng.
Rà soát các phần hành chi tiết và các bút toán tổng hợp
– Kế toán viên thực hiện rà soát các phần hành chi tiết, vào ngày 25 hàng tháng, việc hạch toán và rà soát nên được thực hiện “cuốn chiếu” khi phát sinh nghiệp vụ.
– Kế toán viên rà soát các bút toán hạch toán trích trước: các khoản chi chưa trả (điện, nước, thuê mặt bằng, lương…), chi phí lãi vay, đánh giá chênh lệch tỉ giá đối với các khoản phải thu/phải trả/khoản vay có gốc ngoại tệ, vào ngày T hàng tháng.
Vận dụng thông tin do các bộ phận mang lại và các chi phí phát sinh luôn luôn nhưng chưa nhận được hóa đơn để trích trước khoản chi. Đối với các doanh nghiệp chủ đầu tư, cần trích trước khoản chi xây dựng căn cứ vào biên bản nghiệm thu khối lượng đã tiến hành của nhà thầu tuy nhiên chưa nhận được hóa đơn (chỉ áp dụng cho BCTC hàng quý).
Xem thêm Trung Tâm Đào Tạo Kế Toán Uy Tín Số Một Tại TPHCM
Đối chiếu và phân loại số dư tài khoản
– Kế toán viên đối chiếu các tài khoản tiền vào ngày T+2 hàng tháng, tiền mặt cần đối chiếu với biên bản kiểm kê quỹ; tiền gửi ngân hàng cần đối chiếu với sổ phụ tổ chức tài chính Phân loại thành tiền (gồm TM + TGNH) và tương đương tiền (các HĐTG có thời hạn < 3 tháng).
Nguyên tắc của các tài khoản tiền (111,112) cuối kì là không âm tại bất cứ thời điểm nào trong năm. Số liệu cuối năm phải khớp với số dư trong biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt (với tài khoản 111) và với sao kê tổ chức tài chính (với tài khoản 112).
Đối với các tài khoản có số dư gốc bằng ngoại tệ, doanh nghiệp cần thực hiện nhận xét lại số dư vận dụng số nguyên tệ”.
– Kế toán viên đối chiếu các khoản công nợ phải trả, vào ngày T+4 hàng tháng, phải có chi tiết số dư công nợ phải trả của từng đối tượng; Việc đối chiếu số dư công nợ phải trả với khách hàng/nhà cung cấp cần được làm ít ra 2 lần/năm cho kỳ báo cáo kết thúc vào 30/06 và 31/12 hàng năm. Phân loại thành công nợ ngắn hạn (<12 tháng) và dài hạn (>12 tháng).
Kế toán viên đối chiếu các khoản hàng hóa tồn kho vào ngày T+4 hàng tháng, đối chiếu số liệu trên sổ kế toán với biên bản kiểm kê hàng hóa tồn kho thực tế hàng tháng/quý/năm. Đối chiếu sổ tài khoản và bảng tổng hợp Nhập xuất tồn.
Tạm kết
Hy vọng bài viết trên sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về khóa sổ kế toán và một số khóa học về kế toán hợp mức giá cho bạn. Mình hy vọng bài viết phía trên đây mà mình vừa chia sẻ sẽ phần nào giúp cho bạn có thêm nhiều kiến thức về lĩnh vực này!!!
Nhật Minh-Tổng hợp và bổ sung
accgroup.vn, ketoanviethung.vn, timviec365.vn, luatminhkhue.vn, taca.edu.vn
