Trong ngành xuất nhập khẩu hàng hóa thì đầu việc chính là xuất khẩu hàng hóa hoặc là nhập khẩu hàng hóa, thông qua những điều khoản, thông lệ quốc tế cũng như các điều luật thương mại của mỗi quốc gia mà thông tin hay bộ chứng từ có phần khác biệt và thật chất thì để đảm bảo không gây hại cho các bên trong việc thực hiện hợp đồng thì toàn bộ các chứng từ của việc xuất nhập khẩu hàng hóa thì khá là phức tạp và rắc rối bởi vì càng chi tiết thì càng tránh được những tranh chấp khó giải quyết khi mà có nguy cơ xảy đến.
Việc xuất hiện của các doanh nghiệp cung ứng dịch vụ xuất nhập khẩu là điều tất yếu và hiển nhiên. Trong bài viết này con người cùng nhau nghiên cứu về khái niệm pre – alert là gì trong ngành xuất nhập khẩu? Và công việc của một người làm làm hàng xuất khẩu và hàng nhập khẩu như thế nào nhé!
Hiểu khái niệm Pre – alert như thế nào?
Bất cứ chứng từ nào cũng quan trọng trong một vài giai đoạn riêng của việc làm hàng, vận giao hàng cả, đối với pre – alert cũng như thế bởi vì pre – alert là một bộ hồ sơ nằm trong bộ chứng từ hàng hóa mà khi nhân sự làm hàng đã có đủ toàn bộ các thông tin của lô hàng và một số chứng từ cần thiết khác thì người nhân viên đấy sẽ gửi thông tin cho chủ đạo đại lý của công ty họ ở quốc gia nhận hàng nhằm mục địch giải quyết hàng hóa. Nói tóm lại là Pre – alert là bộ hồ sơ được tạo ra và gửi đi đến cho đại lý của tổ chức đó tại nước nhận hàng hóa trước khi hàng hóa đến ( tên tiếng anh của bộ hồ sơ này là agent send to forwarder ).
Hoạt động của nhân viên xuất nhập khẩu đối với từng loại hàng xuất khẩu và từng loại hàng nhập khẩu là gì?
Khái niệm Pre-Alert – Đối với nghiệp vụ xuất khẩu hàng hóa:
+ Ngay sau khi tiến hành deal hợp đồng cũng như giá cả với các khách hàng của mình thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ chào đón đơn đặt mua của khách hàng, tiếp theo sẽ liên hệ với hãng tàu và công ty giao nhận vận chuyển hàng hóa ( forwarder ) để lấy được tờ lệnh cấp vỏ container rồng sử dụng để chứa hàng hóa.
+ Thực hiện gửi Fax lệnh cấp container rỗng đó cho người sử dụng của mình.
+ Tiến hành theo dõi cũng giống như đúng lúc thông cáo và gởi yêu cầu các người tiêu dùng của mình đóng hàng hóa và hạ hàng hóa đúng ngày giờ đã được deal từ trước và được quy định trên lệnh cấp container.
+ Đòi hỏi người sử dụng của mình khi mà đóng hàng vào bên trong container xong thì cần phải lưu ý lập ngây báo cáo cụ thể làm HBL ( house bill – vận đơn thứ cấp) để cho người làm công gấp. Sau khi mà nhận được bản cụ thể lô hàng từ phía người sử dụng thì nhân sự xuất nhập khẩu sẽ đánh văn bản HBL nháp và gửi qua fax cho người tiêu dùng kiểm duyệt và góp ý cũng như xác nhận. Sau khi nhận được công nhận cuối cùng của người sử dụng thì tiến hành in HBL cho người sử dụng.
Khái niệm Pre-Alert – Đối với nghiệp vụ nhập khẩu hàng hóa:
+ Chào đón pre – alert từ đại lý của mình ở nước ngoài ( nước xuất khẩu ý ) sau đấy chuẩn bị Cargo mainfest cũng giống như gửi fax cho hãng tàu và công ty giao nhận vận giao hàng hóa ( forwarder ) biểu hiện ngay trên MBL.
+ Tiếp nhận thông báo từ phía hãng tàu và doanh nghiệp chuyển phát vận tải, sau đấy đến văn phòng của hãng tàu hay công ty chuyển phát vận tải để nhận lệnh chuyển hàng Delivery order ( D/O ) kèm theo các chứng từ như là các D/O thứ cấp, MBL của hãng tàu hoặc HBL của tổ chức giao nhận vận chuyển.
+ Phát hành D/O để giao cho khách hàng của mình ( consignee ), sau đấy thu tiền phí handling charge, phí kho bãi CFS ( đối với hàng lẻ LCL ), phí D/O, cước collect, …
+ Cuối cùng hành động lưu trữ HBL, MBL, các bản sao của D/O, hóa đơn, phiếu đóng gói hàng hóa, giấy giới thiệu, …
Quy trình làm hàng xuất cần những gì trong bộ chứng từ Pre-alert
+ Khi chốt hợp đồng có yêu cầu về hàng sẽ gởi thông tin booking chỗ với hãng tàu, dùng dịch vụ của FWD và các doanh nghiệp vận chuyển
+ Hãng tàu nhận booking sẽ làm lệnh cấp container rỗng đó FWD hoặc chủ hàng đặt chỗ .
+ Khai thác cont mang về kho đóng hàng và gởi các chỉ số về hàng trong PackingList kèm theo số cont – số chì có được
+ Hàng đóng trong cont xong sẽ tiến hành làm vận đơn HBL ( nhân viên doanh nghiệp dịch vụ sẽ làm bản nháp Draf bill gởi cho chủ hàng sau khi được công nhận chính thức sẽ tiến hành issue ra vận đơn House Bill chính thức.
+ Dựa vào nội dung lô hàng và Bill đã có bộ phận Cus chứng từ tại FWD se gởi cho hãng tàu tiến hành phát hành ( master bill – vận đơn chủ ) phát hành bill nháp để kiểm tra lại thông tin về: tên tàu, số chuyến, số container – số seal, tên đại lý, … và chọn loại bill cần thu thập
+ Cuối cùng là lưu toàn bộ file và giấy tớ: HBL, MBL, hóa đơn, giấy giới thiệu, phiếu đóng gói hàng hóa. Tờ khai hải quan, giấy chứng nhận xuất xứ.. Gửi cho nhà nhập khẩu.
>>>Xem thêm: Hàm so sánh trong Excel – Cách sử dụng hàm so sánh và ví dụ sử dụng hàm so sánh
Quy trình gởi Pre-Alert qua bộ máy cần biết
Phần lớn các chứng từ sẽ gưi qua bộ máy điện tử nhằm giảm bớt tiền của và hạn chế tổn thất mất mát chứng từ, chứng từ này sẽ được chuyển trực tiếp thông qua phần mềm, quá trình chuyển chứng từ bạn có thể xem xét thêm diễn ra như sau:
Bước 1:
Click chuột vào Outbound, chọn Sea Freight, cuối cùng chọn Pre – Alert để tạo một biên bản Pre – Alert để gởi đi.
Bước 2:
Trên mẫu khai này, nhập số file/job để tìm số file/job hoặc sử dụng tính năng tìm kiếm, chú ý kiểm duyệt cam kết số No. Bạn chọn hay tìm đã đúng chưa rồi click chuột vào nút Process để tiến hnagf thu thập dữ liệu hiển thị trên một file lưới với nội dung cụ thể hơn. Trong file luới gồm có các nội dung chi tiết về giá trị lô hàng, ngày tháng vận chuyển,… Và các nội dung khác.
Tùy thuộc vào tính chất của từng hồ sơ mà các yêu cầu có khả năng không giống nhau, bên doanh nghiệp có khả năng nhập thêm các dữ liệu không thể thiếu khác như số lượng container cần vận tải, MBL (đối với hàng hóa vận tải bằng đường thủy) hoặc MAWB (hàng hóa khi được vận chuyển bằng đường hàng không), Vessel + Voy, số chuyến bay, số chuyến tàu tương ứng để làm cho tương ứng Pre- Alert.
Để cam kết cho quá trình tìm kiếm dữ liệu và đối chiếu chứng từ không sai sót, người nhập không thể không phải nhập thủ công một chính xác số container, hoặc nếu như mong muốn hạn chế nhầm lẫn có thể dùng lệnh coppy paste để dữ liệu hiện lên cam kết chuẩn xác.
Bước 3:
Gửi bản khai Pre – Alert vừa hoàn thiện và bảo đảm độ chuẩn xác hoàn toàn cho Agent đại lý tại nước ngoài thông qua địa chỉ email. Phí góc phải trên màn hình có nút Send email thì click chuột vào đấy để thục hiện công đoạn chuyển Pre – Alert.
- Ở mục From: Người sử dụng nhập địa chỉ công ty của mình. Để đỡ mất thời gian và tốn công sức cho việc nhập thủ công cho các thực hành các bước của đơn hàng sau này, người sủ dụng có thể cài đặt về trạng thái Default email tài khoản.
- Ở mục To: Đây chính là mục người tiêu dùng cần điền địa chỉ mail chào đón Pre – Alert, chủ đạo là địa chỉ email của đại lý tại nước ngoài.
- Phía dưới có một mục đính kèm, nếu người sử dụng muốn dùng công cụ này, cần tích dấu tích vào mục ấy rồi chọn các chứng từ mong muốn đính kèm như HBL, Invoice, Telex Release, Manifest hoặc MBL, hay một số các chứng từ không thể thiếu có liên quan khác,…
>>>Xem thêm: Hướng dẫn trả lời thư mời phỏng vấn cho ứng viên mới tìm việc
Tóm lại
Nhìn bao quát thì tuy công việc của một người làm xuất nhập khẩu khá là phức tạp trong việc chuẩn bị chi tiết các chứng từ và hoạt động này cần phải diễn ra một bí quyết đúng lúc và nhanh chóng. Nếu như bạn đang có ý định thực hiện công việc trong ngành này thì hãy nghiên cứu thật kỹ về các kiểu phí, phụ phí, vận đơn hàng hóa, … Với sự chuẩn bị kỹ lưỡng kết hợp với năng lực ngoại ngữ không thể thiếu thì chắc hẳn bạn sẽ thành công trong hoạt động này đấy!
Bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn khái niệm Pre-alert là gì? lưu ý về Pre-alert. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nhé!
>>>Xem thêm: Các công việc của kế toán trong doanh nghiệp hiện nay
Lộc Đạt-Tổng hợp
Tham khảo: (vinatrain, danxuatnhapkhau,…)
