Hóa đơn điện tử thay thế cho hóa đơn giấy truyền thống khó khăn và khó lưu trữ, quản lý ngày nay. Vậy hóa đơn điện tử là gì? Qua nội dung sau đây sẽ bổ sung thêm nhiều thông tin hơn đến độc giả, cùng tìm đọc nhé.
Hóa đơn điện tử là gì?
Hóa đơn điện tử là phương pháp hóa đơn mới của thời đại công nghệ số. Được tạo, lập, gởi, nhận, lưu giữ dưới dạng phương tiện điện tử của các hoạt động mua bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ, được giải quyết trên bộ máy máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế và lưu trữ trên máy tính của các bên theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Xem thêm Hướng dẫn cách đóng chứng từ kế toán hiệu quả nhất hiện nay
Dấu hiệu tiêu biểu của hóa đơn điện tử
Nhờ vào điểm đặc biệt cấu trúc của hóa đơn là có dữ liệu số hóa trên máy móc điện tử, vì thế điểm khác biệt khổng lồ nhất của hóa đơn so sánh với các kiểu hóa đơn giấy truyền thống là không có Liên. Dữ liệu sẽ được lưu chính trên một bộ máy máy tính lớn, được quản lý và giám sát chặt chẽ của nhà cung cấp phương pháp hóa đơn.
Các bên sử dụng, bao gồm: bên mua, bên bán và Cơ quan thuế,… sẽ truy xuất thông tin từ một máy chủ đó. Có khả năng tải xuống lưu trữ các bản sao trên máy tính riêng, tuy nhiên bản chủ đạo vẫn là trên máy chủ.
Các kiểu hóa đơn điện tử
Hóa đơn gồm có các loại chính:
Hóa đơn thành quả tăng cường
Là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng, cung ứng dịch vụ hành động kê khai thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ.
Hóa đơn bán hàng
Là hóa đơn áp dụng cho người bán hàng, cung ứng dịch vụ hành động kê khai thuế GTGT theo giải pháp trực tiếp.
Hóa đơn xuất khẩu
Là hóa đơn trong hoạt động kinh doanh xuất khẩu hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, xuất vào khu phi thuế quan theo thông lệ quốc tế và quy định của pháp luật về thương mại.
Hóa đơn khác
Tem, vé, thẻ, phiếu thu điện tử
Các điều kiện để tổ chức trung gian làm dịch vụ cung cấp cách hóa đơn
Theo Thông tư 32/2011/TT-BTC, tổ chức trung gian làm dịch vụ bổ sung cách hóa đơn, phải chiều lòng các điều kiện sau:
- Là công ty công việc tại Viet Nam có Giấy chứng thực đăng ký kinh doanh hoặc Giấy chứng nhận đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư của tổ chức đầu tư tại Việt Nam trong lĩnh vực công nghệ nội dung hoặc là tổ chức tài chính được bổ sung dịch vụ giao dịch điện tử trong hoạt động tổ chức tài chính.
- Có chương trình ứng dụng về khởi tạo, lập và truyền nhận hóa đơ bảo đả được lập đáp ứng các nội dung theo quy định.
- Triển khai cung cấp phương pháp công nghệ nội dung để chiều lòng trao đổi dữ liệu giữa các công ty và tổ chức với nhau.
Chuyển đổi hóa đơn sang hóa đơn giấy
Nguyên tắc chuyển đổi
Trong các trường hợp người bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ mong muốn chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa, dịch vụ trong lúc lưu thông, thì có khả năng chuyển đổi sang hóa đơn giấy. Việc chuyển đổi chỉ được làm 1 lần, hóa đơn chuyển đổi phải bảo đảm đòi hỏi quy định và phải có chữ ký của người biểu hiện pháp luật của người bán, đóng dấu đỏ của người bán.
Điều kiện chuyển đổi
Hóa đơn điện tử có 3 điều kiện chủ đạo để chuyển đổi hóa đơn sang hóa đơn giấy toàn bộ mọi người cần nắm rõ:
- Hóa đơn giấy chuyển đổi phải phản ánh vẹn toàn nội dung của hóa đơ gốc
- Có ký hiệu riêng công nhận hóa đơn đã chuyển đổi từ hóa đơ sang hóa đơn giấy
- Có được đầy đủ chữ ký và họ và tên của người hành động chuyển đổi từ hóa đơ sang hóa đơn giấy.
Giá trị pháp lý của các hóa đơn được chuyển đổi
Hóa đơn giấy chuyển đổi từ hóa đơn có thành quả pháp lý khi cam kết các yêu cầu về tính toàn vẹn của nội dung trên hóa đơn nguồn, ký hiệu riêng và chữ ký, họ tên của người thực hiện chuyển đổi được làm theo quy định của pháp luật về chuyển đổi chứng từ điện tử
Một vài những lưu ý cơ bản khi sử dụng hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử có liên không?
Hóa đơn không hề có khái niệm liên, bên bán hay thường được gọi bên phát hành hóa đơn hay bên mua là bên tiếp nhận hóa đơn và Cơ quan thuế cũng khai thác dữ liệu trên một bản kê khai hóa đơn độc nhất.
Người tiêu dùng một khi thanh toán có thể nhận hóa đơn qua hình thức nào?
Khách hàng có thể nhận được hóa đơn thông qua tin nhắn SMS hay mail ngay một khi thanh toán hóa đơn
Gửi qua bộ máy trung gian cung cấp cách hóa đơn.
Xem thêm Vì sao chọn dịch vụ kế toán thuế cho doanh nghiệp? 6 nguyên nhân sau
Khách mua hàng có phải thực hiện ký số vào hóa đơn điện tử không?
Hóa đơn điện tử nếu như là người sử dụng cá nhân, khách hàng lẻ thì không cần phải dùng hóa đơn để kê khai thuế thì không luôn phải ký hóa đơn nhận được.
Nếu như là người tiêu dùng công ty, công ty kế toán phải sử dụng hóa đơn để kê khai thuế bao gồm: Các hồ sơ, chứng từ chứng minh việc bổ sung hàng hóa, dịch vụ giữa người bán và người mua như: Hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho, biên bản chuyển phát hàng hóa, biên bản thanh toán, phiếu thu,…
Qua bài viết này Hocketoan.com.vn đã cung cấp các thông tin về hóa đơn điện tử là gì? Các kiểu hóa đơn điện tử. Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( www.dienmayxanh.com, newtrain.edu.vn, … )
