Giấy báo nợ là gì? Trong hoạt động nghiệp vụ kế toán về công nợ, giấy báo nợ chính là một chứng từ thường xuyên có để thực hiện căn cứ thu hồi nợ. Qua bài viết dưới đây sẽ cung cấp thêm nhiều thông tin hơn đến bạn về giấy báo nợ, cùng tham khảo nhé.
Giấy báo nợ là gì?
Một giấy báo nợ thường được sử dụng trong các giao dịch giữa doanh nghiệp với doanh nghiệp. Các giao dịch thường liên quan đến việc gia hạn tín dụng, nghĩa là một nhà cung cấp gửi một lô hàng cho người mua trước khi chi phí của hàng hóa được thanh toán. Mặc dù hàng hóa đã đến tay người mua, nhưng tiền sẽ không được chuyển cho đến khi hóa đơn thực tế được phát hành.
Giấy báo nợ tách biệt với hóa đơn ở chỗ chúng thường có dạng thư và nội dung có thể không yêu cầu thanh toán ngay lập tức. Điều này đúng khi giấy báo nợ được sử dụng để thông báo cho người mua về các nghĩa vụ nợ sắp tới.
Xem thêm Kế toán tài chính là gì? Công việc cụ thể của kế toán tài chính?
Đặc điểm của giấy báo nợ
- Nó được gửi để thông báo về việc ghi nợ đã được thực hiện ở trên tài khoản của người bán cùng với lý do.
- Sách trả lại mua được để cập nhật trên cơ sở của nó. (Trường hợp về đổi trả hàng)
- Các lý do thông thường sẽ bao gồm từ việc nhận hàng không đầy đủ và hàng nhận bị hư hỏng hoặc không chính xác…
- Nó được lập như là một hóa đơn thông thường và hiển thị số về tiền dương.
- Giấy báo nợ là chứng từ không bắt buộc cần phải có khi thực hiện các giao dịch giữa người mua và người bán với nhau. Trong một vài trường hợp đặc biệt, thì người mua có thể yêu cầu giấy tờ này để có thể đáp ứng đối chiếu với yêu cầu lưu trữ nội bộ của công ty.
Những hình thức khác nhau của giấy báo nợ là gì?
Giấy báo nợ hiện cũng được thể hiện với nhiều hình thức khác nhau để có thể tạo sự chuyên nghiệp trong hoạt động thu hồi công nợ. Tuy nhiên, các hình thức phổ biến nhất của giấy báo nợ hiện nay gồm:
Dạng biên lai vận chuyển với hàng hóa nhận được bởi bên mua
Lúc này, có thể số tiền mà bên mua cần phải trả cho bên bán hiện chưa được thanh toán đầy đủ trước khi có hóa đơn bán hàng chính thức. Tuy nhiên trong quá trình kiểm định chất lượng sản phẩm, nếu như bên mua thấy có những vấn đề khác nhau về chất lượng thì hoàn toàn có thể trả lại hàng hóa cùng biên lai vận chuyển cho bên bán mà không cần phải thanh toán trước.
Dạng bưu thiếp
Giấy báo nợ dưới hình thức này thường được bên bán sử dụng nhằm mục đích nhắc nhỏ khoản nợ mà bên mua cần phải trả. Những giấy báo nợ được thể hiện dưới dạng bưu thiếp thường rất hữu ích trong việc bên bán cần phải kiểm tra lại các hóa đơn, chứng từ gốc đã được phát hành. Hình thức này cũng giúp việc thu hồi công nợ trở nên nhẹ nhàng hơn thông qua việc cung cấp các thông tin khác nhau về giải quyết công nợ của doanh nghiệp.
Phân biệt giữa giấy báo nợ và giấy báo có (debit note và credit note)
Giấy báo có, còn được gọi là bản ghi nhớ tín dụng hay bản ghi có, đó là một tài liệu pháp lý chính thức, giống như là hóa đơn hay đơn đặt hàng, mà nhà cung cấp cung cấp cho khách hàng để thông báo tới khách hàng rằng thẻ tín dụng đang được áp dụng cho tài khoản của họ cho ở bất kỳ số nào lý do. Đó là một cách để hoàn lại toàn bộ hay một phần cho những hóa đơn đã được phát hành hoặc thanh toán. Bạn có thể phát hành các giấy báo có cho khách hàng của mình vì:
- Khách hàng đã trả lại hàng hóa hay từ chối dịch vụ bởi vì bất kỳ lý do nào
- Có một khoản thanh toán thừa ở trên hóa đơn ban đầu
- Có sai sót về giá trên hóa đơn gốc
- Hàng hóa đã bị hư hỏng theo một cách nào đó trong quá trình vận chuyển
Xem thêm Cách lưu trữ chứng từ kế toán khoa học dành cho dân kế toán
Điểm khác nhau giữa giấy báo có với giấy báo nợ
Ý nghĩa
- Giấy báo nợ là gì? Giấy báo nợ: Giấy báo nợ không có gì khác ngoài một tài liệu, cũng có thể được dùng làm bằng chứng để có thể phản ánh rằng một khoản nợ được thực hiện vào tài khoản của người bán.
- Giấy báo có: Giấy báo có không có gì khác ngoài một hình thức có bán hàng trả lại rõ ràng và được dùng để phản ánh rằng một khoản ghi có được thực hiện vào một tài khoản của người mua.
Mục đích sử dụng
- Giấy báo nợ: mua hàng trả lại
- Giấy báo có: bán hàng trả lại các loại hàng hóa
Người phát hành
- Giấy báo nợ: Người mua hay người mua không hài lòng và hài lòng đối với chất lượng sản phẩm mà mình nhận được. Trong hầu hết những trường hợp, các mặt hàng đã mua được trả lại do một vài lỗi hay sai lệch trong hàng hóa.
- Giấy báo có: Do chính người bán hay nhóm bán hàng của họ đã bán bớt hàng hóa.
Nghiệp vụ kế toán
- Giấy báo nợ là gì? Giấy báo nợ: Khi giấy báo nợ đã được phát hành, tài khoản nhà cung cấp sẽ được ghi có và tài khoản của khách hàng được ghi có.
- Giấy báo có: Khi giấy báo có được phát hành và tài khoản nhà với cung cấp được ghi nợ và tài khoản khách hàng được ghi có.
Xem thêm 12 từ vựng tiếng Anh chuyên nghành Kế toán bạn phải biết
Mực viết sử dụng
- Giấy báo nợ: có mực xanh
- Giấy báo có: có mực đỏ
Qua bài viết này Hocketoan.com.vn đã cung cấp các thông tin về giấy báo nợ là gì? Đặc điểm của giấy báo nợ . Hy vọng những thông tin trên của bài viết sẽ hữu ích với các bạn đọc. Cảm ơn các bạn đã dành nhiều thời gian để xem qua bài viết này nhé.
Mỹ Phượng – Tổng hợp & chỉnh sửa
Tham khảo ( timviecketoan.com, 123job.vn, … )
