Để đơn giản vượt qua buổi tuyển dụng, bạn cần gây dựng được những ấn tượng ban đầu cho nhà phỏng vấn. Một trong số đó chủ đạo là bước viết mail confirm thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh sao cho đúng chuẩn, chuyên nghiệp nhất.
Cấu trúc email tiếng Anh confirm thư mời phỏng vấn
Trước khi bắt tay viết email, bạn phải cần chọn lựa bố cục email tiếng Anh chuẩn xác và chuyên nghiệp nhất. đây là “cái khung” để bạn viết email mau chóng, phong phú và gây ấn tượng với nhà phỏng vấn.
Lời chào
Lời chào chính là phần thứ nhất, cũng là phần để gây ấn tượng với người đọc. Đối với bất kỳ mail nào, bao giờ chúng ta cũng nên có phần chào hỏi trước khi bước vào thông tin chính. Tuy là nhỏ tuy nhiên nếu như không đủ đi phần này, bức thư của bạn sẽ đánh mất thiện cảm với nhà tuyển dụng, và thậm chí nghiêm trọng hơn, họ hoàn toàn có khả năng rút lại quyết định ngay tức thì nếu thấy bạn không đủ chuyên nghiệp.
Thời điểm để confirm thư mời phỏng vấn
Bí quyết giải đáp thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh cũng giống như tiếng Việt. Thời điểm lý tưởng nhất để giải đáp thư là ngay sau Thông báo của nhà phỏng vấn. Thông báo có khả năng là một cuộc gọi hoặc một email mời phỏng vấn. Trong hoàn cảnh người tuyển mộ gọi điện và có nhắc đến việc gởi mail công nhận phỏng vấn, bạn không cần chủ động gởi thư. Hãy chờ email xác nhận phỏng vấn và góp ý lại.
Cám ơn nhà tuyển dụng
Sau khi chào hỏi, bạn nên đi thẳng vào thông tin chính, hạn chế lòng vòng thông tin không có sự liên quan. Đầu tiên, bạn cần phải gửi lời cám ơn nhà tuyển dụng đã xác định bạn trong hàng ngàn CV được gửi đến để bố trí lịch phỏng vấn. Vượt qua vòng này cũng đồng nghĩa với việc bạn tiến gần hơn một bước đến vị trí ao ước của mình.
Ví dụ:
- Thank you for the invitation to interview for the marketing Manager position. (Cảm ơn anh rất nhiều vì lời mời phỏng vấn cho vị trí trưởng phòng Marketing)
- Thank you for your invitation to interview with ABC Company. (Cảm ơn vì lời mời của anh tới buổi phỏng vấn của công ty ABC)
- Thank you for the opportunity … (Cảm ơn anh vì đã trao cơ hội…)
Xác nhận lịch phỏng vấn
Sau đó, công nhận lịch phỏng vấn nếu thời gian mà người gửi đưa rõ ra phù hợp với bạn. Nếu lịch hẹn không thích hợp, đừng ngần ngại đưa ra một thời gian cụ thể khác và hỏi coi nhà tuyển dụng có thừa nhận hay không.Một số trường hợp nhà phỏng vấn sẽ đưa ra một số thời gian và yêu cầu bạn chọn lịch phỏng vấn. Hãy công nhận tất cả các buổi bạn có thể đi và đừng quên nhấn mạnh buổi nào bạn mong muốn nhất.
Ví dụ:
- I’m writing to confirm the interview details … (Tôi viết thư này để công nhận nội dung chi tiết về buổi phỏng vấn…)
- I very much would like to interview with you at… (Tôi rất vui được tham gia buổi tuyển dụng với anh tại…)
- I appreciate the opportunity and I look forward to meeting with (Hiring Manager) on (date) at (time) in your (location) office. (Tôi rất trân trọng cơ hội này và mong chờ buổi gặp với Quản lý tuyển dụng vào ngày… tại…)
Đòi hỏi hoặc câu hỏi thắc mắc (nếu có)
Nếu như bạn có bất kỳ thắc mắc hoặc cần thêm thông tin nào có sự liên quan đến cuộc phỏng vấn, hãy hỏi ngay trong thư giải đáp này. Một số vấn đề bạn cần phải chuẩn bị kỹ như: giấy tờ không thể thiếu (CV, sơ yếu lý lịch, đơn xin việc, chứng minh thư bản sao, bằng cấp, chứng chỉ, các sản phẩm cá nhân để chứng minh năng lực…); địa điểm phỏng vấn chi tiết, và thông tin liên hệ của người phỏng vấn để bạn có thể liên lạc ngay cho họ nếu có bất kỳ phức tạp hay nỗi lo phát sinh.
Kết thư và ký tên
Cuối cùng, bạn cần phải nhắc đến rằng sẽ đến phỏng vấn đúng giờ và dừng lại là lời chào trân trọng cùng với chữ ký và nội dung liên lạc của cá nhân bạn. Luôn nhớ để lại nội dung cá nhân như số điện thoại hoặc email, mặc dù nhà phỏng vấn đã nắm được nhưng bạn vẫn có thể khêu gợi lại ở phần này vì nó khá ngắn gọn và tiện dụng cho họ.
Ví dụ:
- I look forward to hearing from you. (Tôi rất mong phản hồi từ bạn).
- Yours faithfully, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Sir/Madam)
- Yours sincerely, (sử dụng nếu đầu thư dùng Dear Mr/Ms…)
[Ký tên]
>>>Xem thêm: Cách chuyển text sang date trong excel
Một vài chú ý trong bí quyết trả lời thư mời phỏng vấn bằng tiếng Anh
Để trả lời thư mời phỏng vấn xin việc bằng tiếng Anh bạn phải cần chú ý:
Bài bản, ngắn gọn và cụ thể
Hành động cấu trúc chuyên nghiệp
Sử dụng ngôn từ lịch sự, trang trọng của văn viết
Không để mắc lỗi sai chính tả, sai ngữ pháp
Để lại nội dung liên hệ, đặc biệt là số điện thoại để nhà phỏng vấn liên hệ khi cần.
Bài mẫu giúp giải đáp thư confirm lời mời phỏng vấn bằng tiếng Anh xuất sắc
Subject: Interview Confirmation Research Manager Position – Marie Sue
Dear Mr. Tom – Hiring Manager of Tencent Company,
Thank you very much for the invitation to interview for the Research Manager position. I appreciate the opportunity, and I look forward to meeting with Sara Park on November 20th at 9 AM in your Quincy office.
If I can provide you with any further information prior to the interview, please let me know.
Best Regards,
Marie Sue
marie.sue@gmail.com
333-125-9669
Nếu như bạn không biết rõ tên của nhà tuyển dụng hoặc tên trưởng phòng nhân sự, bạn có khả năng sử dụng Dear Hiring Team / To whom it may in concern. Tuy vậy, cách dùng này thường không nên đề cao, nó thể hiện rằng bạn chưa thực sự quan tâm và nghiêm túc nghiên cứu về hoạt động.
Để chào hỏi chuyên nghiệp hơn, bạn cần phải sử dụng mẫu câu: Dear Mr. /Mrs. /Ms. ( + tên nhà tuyển dụng / tên người có nhiệm vụ quản lý bộ phận tuyển dụng/ tên trưởng bộ phận bạn ứng tuyển). Thường trong mail mời phỏng vấn, người gửi sẽ có ký tên. Bạn nên lưu lại tên người tuyển dụng vì đây chính là người sẽ nhận thư của bạn. Một lá thư gửi đến đích danh người nhận luôn luôn ấn tượng hơn một bức thư với địa chỉ người nhận cực kì chung chung. Bởi việc làm này thể hiện rằng, bạn để ý đến những cụ thể nhỏ nhặt trong tin tuyển mộ hoặc đã có sự đầu tư nghiên cứu ít nhiều về công ty, bạn có dành mong muốn thực tế thực sự cho vị trí này.
Mẫu mail xác nhận
– Mở đầu: Dear… (người gửi thư mời bạn phỏng vấn)
– Nội dung email: I would like to thank you for your consideration for my application for the position of… (Vị trí bạn ứng tuyển)
I would like to confirm my presence at your office by (mốc thời gian cụ thể) on (ngày tháng diễn ra buổi phỏng vấn).
I am looking forward to meeting you and having the employment opportunity discussed at length.
– Kết thư: Yours sincerely,
(Tên của bạn)
>>>Xem thêm: Top 10 ứng dụng hỗ trợ cho hoạt động kế toán
Lưu ý khi viết mail xác nhận thư mời phỏng vấn
Đừng quên chào hỏi
Một chi tiết nhỏ tuy nhiên tạo có thể sự chuyên nghiệp của bạn khi trả lời mail mời phỏng vấn với nhà phỏng vấn chủ đạo là lời chào. “Lời chào cao hơn mâm cỗ”, nên đừng tuyệt đối bỏ qua. Không nhất thiết phải nhắc nhiều đến nhà tuyển dụng, bạn chỉ cần: “Dear… (tên người nhận)” là được.
Công nhận
Vì đó là thư mời phỏng vấn nên bạn cần công nhận với nhà phỏng vấn là thừa nhận với lời mời từ doanh nghiệp. Bạn cũng có thể bày tỏ sự chờ đợi của bản thân về cuộc gặp gỡ này.
Đọc kỹ lại email
Hãy đọc kỹ thư mời phỏng vấn của nhà phỏng vấn để chắc chắn rằng bạn đã giải đáp hết những câu hỏi mà họ đưa. Tất nhiên, trước khi nhấn gởi email của mình, bạn cũng cần đọc lại cẩn thận nội dung để hạn chế xảy ra sai sót.
Ngắn gọn, súc tích
Thông tin trả lời mail mời phỏng vấn không cần quá dài, nhưng bạn cũng chẳng thể trả lời gọn lỏn là “Có” hoặc “Không” mà nên đáp trả một bí quyết lịch sự, súc tích như mẫu mà Chefjobvn gợi ý ở trên.
Thời gian giải đáp
Trong vòng 24 tiếng đồng hồ khi nhận được mail của nhà tuyển dụng, hãy cam kết bạn sẽ trả lời nó, điều này vừa giúp bạn biểu hiện tính chuyên nghiệp vừa để lại ấn tượng tốt với họ.
Bài viết trên, mình đã chia sẻ tới các bạn cách viết email tiếng Anh confirm thư mời phỏng vấn chuyên nghiệp nhất. Cảm ơn các bạn đã theo dõi bài viết nhé!
>>>Xem thêm: Hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp hiện nay
Lộc Đạt-Tổng hợp
Tham khảo: (linkedin, canavi,…)
