cách sắp xếp chứng từ kế toán là một trong những từ khóa được tìm kiếm nhiều nhất trên google về chủ đề cách sắp xếp chứng từ kế toán. Trong bài viết này, hocketoan.com.vn sẽ viết bài Tổng hợp 10 cách sắp xếp chứng từ kế toán khoa học nhất hiện nay
1. Chứng từ gốc khoa học.
Các chứng từ nguồn nên được bố trí theo thứ tự trong bảng thống kê thuế đầu ra đầu vào hàng tháng, hàng quý. Các hoá đơn đầu ra, đầu vào được kẹp chung với tờ khai thuế GTGT đang nộp cho Cơ quan Thuế hàng kỳ.
so với các chứng từ đính kèm chứng từ nguồn, kế toán nên bố trí, lưu trữ giống như sau:
+ Hoá đơn bán ra nên kẹp cùng với chừng từ thanh toán giống như phiếu thu, giấy báo có… ngoài ra đủ nội lực kẹp thêm phiếu xuất kho, hợp đồng kinh tế hay thanh lý hợp đồng (nếu có)
+ Hoá đơn mua vào thì kẹp cùng các loại chứng từ thanh toán như uỷ nhiệm chi, phiếu chi, giấy báo nợ… cùng phiếu nhập kho hay giấy đề nghị thanh toán kèm theo hợp đồng
+ Nếu hàng hoá bán chịu thì kẹp cùng với phiếu kế toán hay các phiếu hạch toán và phiếu xuất kho kèm cùng hợp đồng, thanh lý nếu có…
Kế toán cũng cần để ý một số điểm sau:
+ Các chứng từ kế toán cần có đa số chữ ký, đóng dấu (nếu có) theo đúng chức danh
+ Nên kẹp riêng các chứng từ của từng tháng. Mỗi tháng có một tập có bìa đa số để easy tìm kiếm và kiểm tra khi cần.
2. Báo cáo nộp cho cơ quan Thuế.
Các loại báo cáo Thuế cho cơ quan Thuế thường nộp hàng kỳ, cho nên nên bố trí và phân loại theo năm để dễ kiếm tìm nhất. note kèm theo chứng từ của năm đó luôn là báo cáo của năm đó. Kế toán nên sắp đặt cụ thể, khoa học giống như sau:
+ xây dựng một file Foldẻ để lưu tờ khai thuế cho từng năm cụ thể.
+ Chia các file thành các file nhỏ lưu theo từng loại thuế.
+ Tách riêng một file để lưu các văn bản liên quan đến cơ quan thuế.
Xem thêm: Hướng dẫn cách lên bảng cân đối kế toán cho doanh nghiệp mới nhất hiện nay
3. Hợp đồng và các chứng từ liên quan.
Bạn nên tập hợp lại toàn bộ các hợp đồng gốc có dầu đỏ và lưu trữ tại phòng kế toán của công ty. Với trường hợp có từ 2 bản gốc của hợp đồng trở lên thì phòng kế toán giữ một bản, một bản còn lại đủ nội lực lưu tại bộ phận không giống theo yêu cầu của doanh nghiệp.
Với các hợp đồng được phân loại theo từng dự án, kế toán nên tạo một Folder lưu trữ riêng biệt và dán tên của dự án ở gáy để khoa học và dễ tìm kiếm, thống trị hơn.
Đặc biệt, không nên cho các bộ phận không giống đưa hợp đồng gốc ra ngoài hoặc không cho mượn nếu như k được sự cho phép của cấp trên để tránh được hiện trạng mất hồ sơ, chứng từ, hợp đồng gốc.
Lưu hợp đồng kinh tế cùng với các ebook sao để đồng bộ và easy kiểm soát:
+ Tờ trình hoặc bản plan
+ Các hồ sơ liên quan đến việc phê duyệt, ký hợp đồng như hồ sơ thầu, hồ sơ chỉ định thầu hay báo giá…
+ Hợp đồng gốc.
+ Các bản phụ lục ký thêm
+ Phiếu chi, Uỷ nhiệm chi từng lần thanh toán (bản photo)
+ Biên bản bàn giao nhận hàng, biên bản nghiệm thu, thanh lý…
+ Các loại hoá đơn đỏ, phiếu nhập kho, xuất kho (bản photo)
+ Các loại chứng từ nộp thuế nếu có
+ Bảng tính lãi vay thanh toán ( nếu là vay cá nhân), bảng tính lãi vay (nếu là vay ngân hàng)
+ Các hồ sơ chứng từ không giống liên quan
+ Các biên bản thoả thuận khác có liên quan
4. Chứng từ lương
Với các loại chứng từ lương, kế toán nên sắp đặt giống như sau:
Tạo một file Folder cho từng năm và lưu chứng từ lương theo từng tháng trong năm.
Bạn nên chia file để lưu các bảng lương theo từng tháng để easy theo dõi và một file riêng biệt để lưu trữ các quyết định, chứng từ có liên quan đến lương trong năm.
Các chứng từ lương lưu lại hàng tháng cần bao gồm những giấy tờ sau: bảng thanh toán lương có đầy đủ dấu, ký duyệt của cấp trên, bảng lương chuyển khoản bank và uỷ nhiệm chi bản photo ( nếu thanh toán lương qua ngân hàng), bảng ký nhận lương của người lao động (nếu trả lương bằng tiền mặt). bên cạnh đó đủ sức gồm có các chứng từ không giống có phát sinh tăng/ giảm lương.
Xem thêm: Hướng dẫn phương pháp tự học kế toán cho người mới bắt đầu mới nhất 2020
5. Phiếu nhập kho, xuất kho.
Kế toán lưu các phiếu xuất kho cùng với:
+ Giấy đề nghị xuất kho có phê duyệt
+ Bản dự toán nguyên vật liệu vừa mới phê duyệt (bản photo)
+ Biên bản giao nhận hàng hoá cho mỗi lần xuất kho
Kế toán sắp xếp phiếu nhập kho cùng với các chứng từ sau:
+ Hoá đơn đầu vào, mua vào
+ Các biên bản giao hàng hoá
+ Hợp đồng mua bán
+ đề nghị mua hàng hoá
6. Chứng từ thanh toán
Các loại chứng từ thanh toán giống như phiếu chi, uỷ nhiệm chi thì kế toán nên bố trí và lưu trữ cùng với:
+ đề nghị thanh toán hay đề nghị tạm ứng có ký duyệt, phê duyệt của Giám đốc doanh nghiệp.
+ Với trường hợp công ty có nhiều lần chi tiền cho một dự án, plan plan tổng thể vừa mới phê duyệt thì kế toán cần kèm theo bản kế hoạch đó ở mỗi lần chi ( chỉ cần bản photo) và bản lý nhận từng khoản mục đã chi trên tờ trình tổng thể
+ Với các khoản chi có định mức như xăng xe thì cần phải được kèm theo các bản theo dõi km trên xe có sự công nhận của đội xe, phòng nhành chính hay các bộ phận tính năng có quyền trong doanh nghiệp.
+ Với các khoản chi theo yêu cầu, quyết định của giám đốc thì sẽ phải ghi rõ theo quyết định, văn bản nào, photo quyết định, văn bản yêu cầu đó kèm theo.
+ Giấy công nhận trả nợ nguồn và lãi vay ngân hàng nếu có
Với các phiếu thu hay giấy báo có thì kế toán lưu cùng:
+ Hợp đồng sale
+ Hoá đơn GTGT
+ Các loại chứng từ không giống có liên quan.
7. Chứng từ của Tiền và các khoản tương đương tiền.
Bạn nên tạo một Folder chia các file ra để lưu ebook cụ thể giống như sau:
+ các biên bản đối chiếu hay kiểm kê quỹ tiền mặt tại công ty
+ Tờ khai mở tài khoản bank.
+ Biên bản công nhận số dư tài khoản tại các ngân hàng.
+ Các quyết định, văn bản có liên quan đến giải quyết hao hụt quỹ tiền mặt, âm quỹ tiền mặt…
+ Hợp đồng tiền gửi cắt giảm, thanh lý hợp đồng cắt giảm từng lần
Xem thêm: Tổng hợp hệ thống các tài khoản kế toán mới nhất 2020
8. Chứng từ tài sản của công ty
Các chứng từ tài sản của doanh nghiệp nên lưu trữ và bố trí riêng thoe 1 folder và chia ra các file nhỏ khác nhau. Mỗi tài sản là một folder. Mỗi tài sản phải có các loại chứng từ kèm theo như:
+ Tờ trình phê duyệt mua tài sản có dấu, chữ ký đa số.
+ Quyết định phê duyệt thầu, chỉ định thầu hay báo giá theo yêu cầu của doanh nghiệp.
+ Hợp đồng mua TS ký kết với người bán.
+ Những tài liệu kỹ thuật liên quan đến tiêu hao nhiên liệu của tài sản
+ Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán tài sản đó
+ Biên bản giao nhận tài sản giữa công ty và bên bán TS
+ Biên bản bàn giao TS đưa vào dùng ký nhận của người phụ trahcs hoặc người sử dụng tài sản.
+ Quyết định khấu hao gồm số năm khấu hao và thời điểm khấu hao do kế toán trưởng hoặc giám đốc phê duyệt
+ Mã tài sản theo như sổ sách kế toán
+ Biên bản kiểm kê tài sản định kỳ của doanh nghiệp
+ Thẻ theo dõi tài sản cố định
+ Hồ sơ thanh lý tài sản gồm: tờ trình thanh lý; phê duyệt thanh lý; hợp đồng thanh lý; quyết định thanh lý; biên bản thanh lý… quyết định nhừng khấu hao TSCĐ, hoá đơn thanh lý bản photo.
+ Quyết định luân chuyển tài sản từ bộ phận này sang bộ phận khác của công ty.
+ Các loại chứng từ khác có liên quan.
9. Chứng từ công nợ
Với các hồ sơ công nợ, kế toán thực tiễn nên bố trí và lưu trữ theo một file riêng. cùng lúc chia nhỏ thành các file cụ thể như sau:
+ Các biên bản thoả thuận đối trừ công nợ,
+ Biên bản đối chiếu công nợ hàng tháng, hàng quý và hàng năm,
+ Công văn đòi nợ từng lần
+ Quyết định xử lý công nợ
10. Chứng từ pháp lý
Kế toán nên sắp xếp như sau để khoa học và chuẩn. Bạn nên chia theo Folder riêng để dễ tìm kiếm và thống trị.
+ Các biên bản họp, các quyết định, nghị quyết của Hội đồng cổ đông, HĐ quản trị liên quan đến tài chính,
+ Các uỷ quyền có liên quan đến kế toán tài chính
+ tải ký kinh doanh có công chứng của từng lần cải thiện.
+ Các tải ký kinh doanh của các tổ chức partner khi ký hợp đồng (nếu có)
+ Các tờ trình tổng thể được phê duyệt một lần
+ Các quy chế, điều lệ của công ty.
mẹo sắp đặt chứng từ tưởng chừng không khó khăn nhưng chẳng hề ai cũng làm được. Nó thể hiện khả năng sử dụng việc của bạn ngăn nắp, gọn gàng trong công việc. Hy vọng post trên đem lại cho độc giả những trải nghiệm để hỗ trợ tốt trong công việc.
Nguồn: https://ketoanducminh.edu.vn/
