Excel là phần mềm cực kỳ có ích đặc biệt là trong công việc. Để thao tác với excel được nhanh, tiết kiệm thời gian, nâng cao năng suất và để mọi người thấy được sự chuyên nghiệp của bạn thì những thủ thuật excel cho dân văn phòng rất quan trọng. Cùng tìm hiểu và phân tích bài viết ngay nhé!
1. Xem tổng hợp và thống kê siêu nhanh
Hầu hết chúng ta đều biết trong excel có rất nhiều hàm để tính toán tổng hợp và thống kê. Giống như sử dụng hàm sum để tính tổng, hàm max để tính giá trị nhỏ nhất. Tuy vậy, với thủ thuật excel cho dân văn phòng, giờ đây bạn hoàn toàn có thể xem được các thống kê nhanh chóng mà không cần dùng đến các hàm.
Rất đơn giản, bạn hãy bôi đen vùng dữ liệu cần xem. Thanh hiện trạng nằm dưới cửa sổ excel sẽ mang đến cho bạn rất nhiều tổng hợp và thống kê có ích về tổng, trung bình cộng, số lượng số liệu bị bôi đen….
2. Tham chiếu ngay một vài phép tính
Bạn sẽ thêm, bớt các phép tính bằng việc nhấn chuột phải vào thanh trang thái để tích chọn hay bỏ chọn các phép tính trong thực đơn Customize Status Bar.
3. Thủ thuật excel cho dân văn phòng: Tự động nhập dữ liệu
Bạn đang nhập một trường dữ liệu trên bảng tính excel. Nếu muốn tiết kiệm thời gian hơn, bạn chỉ cần bôi đen trường dữ liệu đấy rồi rê chuột xuống ô dưới cùng. Các ô trống được chọn sẽ tự động nhập dữ liệu được chọn. Đây là mánh excel cho dân văn phòng giúp bạn thực hiện những công việc hiệu quả hơn.
4. Thủ thuật excel cho dân văn phòng: Cập nhật công thức
Trong Excel 2000 trở lên, bạn không cần sao chép hàng lọat bí quyết xuống các dòng phía dưới, khi các dòng bên dưới có chưa có dữ liệu.
Một khi bạn điền dữ liệu cùng các bí quyết xong, bạn hãy nhấn Ctrl+D để sao chép các công thức xuống dòng kế tiếp. Bạn chỉ cần nhấn 3 lần như vậy để sao chép cho 3 dòng tiếp theo thôi. Bạn yên tâm, bây giờ khi bạn nhập dữ liệu xuống các hàng kế tiếp nữa, Excel sẽ thừa thông minh để tính sao chép tiếp tục các công thức ở hàng trên khi bạn điền dữ liệu vào.
5. Đổi cột thành dòng hoặc ngược lại
Bạn chọn vùng dữ liệu cần hoán đổi cột thành dòng (hay dòng thành cột), nhấn Ctr C để copy dữ liệu. Tại ô trước tiên bạn mong muốn dán dữ liệu rồi nhấn chuột phải → một menu đơn xuất hiện, chọn Paste Special, bạn chọn Transpode (T) để thấy kết quả ngay lập tức.
6. Sao chép dữ liệu rất nhanh
Thường thường, để sao chép dữ liệu sang các ô không liền kề nhau chúng ta sẽ copy và Paste sang từng ô một. Thực hành các bước thủ công này khá mất thời gian. Thế nhưng, nếu như nắm được thủ thuật excel cho dân văn phòng sau đây bạn hoàn toàn có thể tiến hành công việc rất nhanh.
Trước tiên bạn hãy sao chép dữ liệu từ ô chứa thông tin cần sao chép (ctrl-c). Tiếp đến, giữ nguyên phím ctrl và nhấp chuột trái vào các ô bạn cần sao chép dữ liệu. Cuối cùng sử dụng tổ hợp phím (ctrl – v) là dữ liệu sẽ tự động được sao chép vào các ô mà bạn đã chọn.
7. Chỉ copy giá trị
Đôi khi cần copy một vùng dữ liệu có chứa bí quyết sang một nơi khác, thường chúng ta ta hay dùng lệnh copy/paste có thể làm thay đổi số liệu vì chúng chứa công thức. Để giữ nguyên số liệu (không chứa công thức), tương tự như trường hợp 2, chúng ta nhấn Paste Special → Value rồi nhấn OK.
8. Vô hiệu hóa chỉnh sửa bí quyết trên ô
Trong Excel, nhấn đúp một ô nghĩa là chuyển ô đấy sang chế độ soạn thảo. Nếu vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô thì khi nhấn đúp vào một ô chứa công thức, bạn sẽ chọn những ô dùng công thức đấy ngay cả khi chúng thuộc một bảng tính khác.
Mong muốn vô hiệu hóa việc sửa đổi trực tiếp trên ô, chọn tệp > Options. Trong hộp thoại Options bạn chọn Advanced, bỏ chọn mục Allow edit directly in cell. Khi bỏ tuỳ chọn này, bạn chỉ có thể sửa nội dung của ô này trên thanh công thức. mong muốn thực hiện bạn chọn một ô, nhấn chuột vào thanh công thức hoặc nhấn .
9. Kết bài
Trên đây là những thủ thuật excel cho dân văn phòng rất hữu ích cho công việc của bạn. Hãy vận dụng thành thạo để đẩy nhanh tiến độ công việc. Nếu như thấy bài content có ích đừng bao giờ quên sẻ chia đến mọi người, bạn nhé!
Xem thêm: Hướng dẫn làm sổ sách kế toán chi tiết đơn giản nhất
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:ketoan.biz,blog.freec.asia,hrchannels.com)
