Microsoft Excel là một ứng dụng văn phòng mạnh mẽ, rất đầy đủ tính năng cho các bài tập và bảng tính. M
ặc dù bạn dùng nó tại nơi thực hiện những công việc hay ở nhà, dùng các tính năng giúp cho bạn tiết kiệm thời gian có nghĩa là bạn sẽ chuyển sang công việc phải làm kế tiếp rất nhanh hơn.
Hơn nữa, còn có thể đẩy nhanh tiến độ công việc và dành thời gian cho những công việc khác. Phía dưới là mẹo dùng Microsoft Excel nhanh giúp bạn tiết kiệm thời gian hữu ích cho dân kế toán.
1. Mẹo dùng Microsoft Excel nhanh: Sử dụng các mẫu đã có sẵn
Một trong những mẹo dùng Microsoft Excel nhanh tiết kiệm thời gian tốt nhất cho mọi tác vụ là dùng mẫu đã có sẵn. Trong Microsoft Word, bạn có thể dùng các mẫu đã có sẵn để thuyết phục các chương trình nghị sự, bản tin hoặc báo cáo. Trong Excel, các mẫu có sẵn cũng vô cùng hữu dụng. Bạn có thể tận dụng các công cụ định dạng đã có sẵn tiện lợi như lịch, lộ trình thời gian, hóa đơn, ngân sách… Để tiết kiệm thêm thời gian cho các thực hành các bước.
Thu thập các mẫu mà bạn phải cần chỉ dễ dàng như sử dụng chúng. Trang Web của Microsoft cung cấp nhiều mẫu Excel phong phú cho lịch, chiến lược, theo dõi khoản chi và thời gian, trong khi Vertex42 là một lựa chọn tốt cho tải xuống lịch biểu, ngân sách, danh sách việc cần làm và bảng cân đối. Một nguồn tuyệt vời khác là Spreadsheet 123, bạn sẽ tải các hoá đơn, bản kiểm kê, bảng đăng nhập và mẫu tham dự.
2. Mẹo dùng Microsoft Excel nhanh: Chuyển cột và hàng
Nếu như bạn có một bảng tính dùng tiêu đề trong cột hoặc hàng (hoặc cả hai) và mong muốn thay đổi vị trí các tiêu đề của hàng sang cột, thì bạn hoàn toàn có thể chuyển dữ liệu mà không cần phải nhập lại các tiêu đề. Phía dưới là những bước để chuyển các ô tiêu đề từ dòng sang cột.
- Chọn ô trong cột chứa tiêu đề.
- Nhấp chuột phải và chọn Copy hoặc bạn có thể click vào nút Copy trong tab Home.
- Chọn ô trong cột và hàng nơi bạn mong muốn thay đổi.
- Nhấp chuột phải và chọn Paste Special hoặc click Paste > Paste Special trong tab Home.
- Trong cửa sổ Paste Special, click vào Transpose ở góc dưới bên phải cửa sổ, sau đó nhấp chuột vào Ok.
3. Mẹo dùng Microsoft Excel nhanh: Truy cập máy tính
Bên cạnh việc hỗ trợ add-in máy tính từ bên ngoài, Excel cũng tích hợp sẵn tính năng máy tính, vì thế nếu như không muốn cài thêm add-in, bạn có thể tận dụng lợi thế của máy tính đã có sẵn này. Việc này sẽ tiện lợi trong trường hợp mong muốn tính toán rất nhanh phép tính không được tạo ra trong bảng tính.
Excel cho phép thêm máy tính vào cả dải Ribbon và thanh công cụ Quick Access.
Mẹo dùng Microsoft Excel nhanh để thêm máy tính vào 2 vị trí này, khởi đầu bằng cách chọn tệp > Options. Sau đó, chọn Customize Ribbon (thêm máy tính vào dải Ribbon) hoặc Quick Access Toolbar (thêm vào Quick Access), tùy thuộc vào vị trí bạn mong muốn.
Trong Choose commands from: > All Commands > Calculator và nhấn Add >> để thêm máy tính vào thanh công cụ Quick Access. nếu như thêm vào Ribbon thì cần tạo một nhóm tùy chỉnh rồi thêm máy tính vào đó.
4. Làm việc với hàm AutoSum
Hàm AutoSum giúp cho công việc tính toán của bạn nhanh hơn rất nhiều. Trừ khi bạn đã gỡ bỏ nó khỏi thanh Ribbon trên Excel, nếu không nút AutoSum sẽ phải nằm trên tab Home. Tính năng tiện dụng này trao cho bạn công thức phổ biến nhất chỉ với một cú nhấp chuột. Nó có thể tính tổng, đếm số, tính giá trị trung bình, tìm số khổng lồ nhất hay nhỏ nhất… Của một nhóm giá trị số. Chỉ cần nhấp chuột vào biểu tượng AutoSum và chọn công thức bạn cần tính.
Ngoài tính năng AutoSum, tab Formulas còn chứa rất nhiều tùy chọn, mà bạn sẽ sử dụng để tính toán nhanh trên bảng tính Excel. Nó gồm có tính năng tính toán tài chính, logic, toán học, tổng hợp và thống kê hoặc kỹ thuật…
5. Liên kết các tab hoặc các cột
Nếu tệp Excel của bạn có chứa nhiều bảng tính với dữ liệu được tham chiếu chéo giữa chúng thì việc tạo ra một liên kết trực tiếp sẽ giúp truy cập nhanh hơn. Việc này đáng chú ý có ích nếu như cần sẻ chia bảng tính với những người khác, để họ có thể di chuyển đến dữ liệu được tham chiếu một cách nhanh chóng.
Làm theo các bước phía dưới để tạo liên kết
- Chọn ô có chứa dữ liệu muốn liên kết
- Nhấp chuột cần chọn Hyperlink hoặc đi đến tab Insert, chọn Hyperlink
- Trong cửa sổ pop-up hiện ra, chọn Place in this Document
- Sau đó nhập văn bản để hiển thị trong ô đó, nhập một tham chiếu ô cụ thể nếu như muốn và bảng tính trong file Excel với dữ liệu đang liên kết đến
- Nhấn OK
6. Kết bài
Trên đây chỉ là vài mẹo dùng Microsoft Excel nhanh nhỏ giúp cho bạn đọc tiết kiệm thời gian khi dùng Microsoft Excel. Hy vọng, những thông tin này sẽ mang lại hữu ích cho các bạn. Chúc các bạn thành công!
Xem thêm: Mẹo học nguyên lý kế toán hiệu quả nhất cho sinh viên
Hảo Hảo – Tổng hợp, chỉnh sửa
(Nguồn tham khảo:dracorp.com.vn,lamketoan.edu.vn,hrchannels.com)
